Hi All,
Hier is een samenvatting van nog lopende taken en onze TIPP evaluatie.
Ik heb ook de evaluatie van het Social Program toegevoegd.
Grt, Niels
Taken:
Website aanpassen zodat bezoekers kunnen zien dat TIPP heeft plaatsgevonden en dat nu aan de proceedings wordt gewerkt (Leo)
Conveners aanschrijven en verdelen van papers over de conveners: deadline review 1 sept. (Jan & Martin & …..)
No-shows uit auteurs lijst halen (Niels) - DONE
Checken of poster/oral prijzen zijn uitbetaald (Antonio)
Eind augustus party met pizza…... (Els/Auke-Pieter)
Evaluatie:
Abstract submission date: niet nodig om deze zo vroeg te zetten voor deelnemers vanuit VS.
Posters opwaarderen: pitch, zelfde onderwerpen in een discussie sessie
Specificatie lunch losten opgelost door brief met geschatte lunch kosten in A’dam.
Conference diner duur, vooral voor partners.
Na een wat stroeve start uiteindelijk goede taakverdeling binnen local org. committee
MCI hotel blokboeking te laat
MCI heeft beknibbeld op het Heineken diner zonder ons in te lichten.
Cross check van betaalde registraties met talk/posters niet gedaan door MCI.
Alleen plenary speakers die echt maar één dag komen hebben geen fee betaald. Conveners die één dag komen hebben wel moeten betalen (behalve Jaap V).
Eventueel een email versturen aan geselecteerde talks & posters met vraag om deze te accepteren.
Personeel van De Beurs zeer behulpzaam. De Beurs is prima lokatie.
Vergeten om een evaluatie formulier rond te sturen op laatste dag van de conferentie.
Kan/wil Nikhef eigen conference app/feedback app/ voting app/… maken voor volgende conferenties, jaarvergaderingen, etc.?
Opruimen na afloop inplannen en daarvoor een aparte ploeg regelen.
Nikhef banners voor op het podium regelen.
Met MCI beter onderhandelen wat zij wel/niet doen en daar de prijs op afstemmen.
Vergeten een schema met zaalassistenten te maken (studenten), studenten van Social Program niet indelen
++++++++++++ Social Program +++++++++++++++++++
Evaluatie door Sander: Hierbij wat gedachten van mijn kant voor de evaluatie:
Grootste succespunten:
- Pub crawl : informatief, leuk en super gezellig met blik op de red light district
- Spaghetti bridges : veel bekijks, mensen echt betrokken, veel bekijks bij de finales
- wailing wall: ondanks weinig wetenschappelijke input, super veel sociale input en echt middelpunt van onze social square
- Daily digests: Snel en super leuk voor iedereen om het gevoel te krijgen dat ze niks gemist hebben. heeft iets van 50 mensen naar de FB gekregen
Waar het minder ging dan ik van te voren gedacht had:
- Discussie sessies: Goede sprekers en onderwerpen, maar toch minder mensen dan gehoopt. (lag aan te vol programma?) [de mensen die er waren vonden het wel echt interessant]
- Robot challange: te weinig mensen die zelf geprogrammeerd hebben (lag aan te hoge drempel en heeft het afgelegd tegenover de bruggen) [het trok wel mensen]
- scrapheap challange: Te weinig mensen die zelf gebouwd hebben (wel goede technici erbij, maar geen mensen die het publiek erbij betrokken) [ zag er cool uit]
- Pub quiz: te weinig echte Tipp mensen (lag aan meer mensen die naar Dijkgraaf mochten en dat veel langer uit liep, regen en mensen die nog moesten eten, geen kaartjes dus geen echte commitment) [was toch super gezellig en de vragen waren echt heel goed]
- Bedrijven die iets wilden doen, bleken ze niet voor te porren te zijn helaas, heeft wel veel tijd in gezeten.
- Opruimen: bleek veel meer werk te zijn dan verwacht. [was niet duidelijk wat van ons verwacht werd]
(- Heiniken Experience : te duur voor het eten en te toeristisch voor deze groep)
Mogelijke verbeteringen:
- Kaartjes verkopen voor pubquiz (gezamenlijk met pub crawl en dan paar gratis drankjes bij de quiz)
- Alleen extra studenten inzetten voor de hulp bij de sessies ipv ons. [Niels dank dat je ons er uiteindelijk heel goed uit hebt weten te krijgen]
- Discussie sessies groter en centraler maken door ze in echte sessies op het podium te doen. (bijv parallel)
- Een echt digitaal systeem in de app dat two-way communicatie mogelijk maakt. Nu moesten we vooral zenden en kon niemand digitaal (zonder een twitter of facebook account te hebben) ons snel digitaal bereiken.
( - Posters ipv parralelle sessies meer aandacht en ruimte geven )
Al in al denk ik dat we:
- de lat voor elk sociaal programma hoger hebben gelegd dan elk programma voor ons
- wij ons uit de naad hebben gewerkt om dit voor elkaar te krijgen
- super veel positieve reacties hebben gehad van participanten die dit enorm waardeerde
- een goede en leuke groep zijn die fantastisch werk hebben geleverd.
Evaluatie door Annemarie:
Zelf zou ik de discussiesessies niet meer tijdens de lunch plannen. Dit zou wel kunnen als 1 van de paralelle sessies. Dan is het mogeljk makkelijker om deelnemers te krijgen. Dit zou wel betekenen dat de onderwerpen en discussieleiders eerder bekend moeten zijn, zodat het ook duidelijk in de time-table gezet kan worden.
Ook denk ik dat het naast de wailing wall ook leuk is om een aantal whiteboards verdeeld over de ruimte neer te zetten. Bijvoorbeeld tussen de posterborden, dan is het gebruik van de whiteboards wat anoniemer en dit bevordert mogelijk het gebruik van whiteboards tijdens discussies.
Evaluatie Erik & Tom:
- Scrap heap programmeren als onderdeel van de conferentie.
- Plenary sprekers in het vervolg ook benaderen voor discussie sessies na hun presentatie.
- Demonstraties: goed bemannen (zoals Erik H), moet goed werken en ieder dag iets anders laten zien.
- Spullenmannen: zouden opdracht moeten geven om iets te maken, meer proactief gedurende de dag zoals bij het uitdelen van de krantjes.
- Het Social program was goed geintegreerd met lunch/koffie, de koffierij langs de wailing wall was goed.
- Pub-quiz: volgende keer kaartjes verkopen (5/10 euro) en ook centraal vertrekken vanaf De Beurs.
- Job fair & case study bedrijven: kost veel tijd en daarom een aparte groep mensen opzetten. Juiste ingangen nodig bij bedrijven (ASML bleek ter plekke wel interesse te hebben toen we op TIPP met ASMLers spraken)
